バーチャルオフィスとは?メリットとデメリット、よくある疑問

バーチャルオフィスの主なサービスは「住所貸し」と「電話番号貸し」です。

WEBサイトに運営者情報を掲載する必要のある方や個人事業主の方、あるいは法人化する際に法人住所として法人登記する方々に利用されています。

また最近では個人でもストーカー被害やいやがらせ行為を防止するためにバーチャルオフィスの住所を利用している方も増えています。

今後、これまで以上に認知度が上がりバーチャルオフィスを利用される方が増えると予想していますがバーチャルオフィスがどのようなものか分からず契約を躊躇されているかたもいらっしゃると思いますので、この記事ではバーチャルオフィスのよくある質問をまとめてみました。

バーチャルオフィスとはなにか?

バーチャルオフィスは会社設立や法人口座開設の際に必要な法人住所や電話番号を貸与するサービスです。ホームページや名刺にも記載できるので個人でネットビジネスを営んでいる方や副業で活動する際のビジネスアドレスとしても利用されています。

貸与される住所は郵便物の受け取りもできますし、受け取った郵便物をご自宅へ転送するサービスもあります。ただし受け取りができないものもあります。現金書留や法的な効力のある書類、本人限定受け取りの郵便などです。

電話番号の貸与は自分で新規契約せずに固定電話番号を手に入れることができるので魅力的なサービスです。かかってきた電話はご指定された電話番号に24時間365日転送されます。

バーチャルオフィスによってはオペレーターによる電話対応もオプションで提供しています。要件と折り返し連絡先を伺いメールなどで内容をお知らせするサービスです。平日日中帯は本業で忙しいサイドビジネスを営んでいる方には魅力的なサービスです。

法人化を積極的にサポートしているバーチャルオフィスも多いので、法人登記や法人口座開設の際には力になってくれます。バーチャルオフィスの店舗では来客対応をしたり会議室を併設しているところもありますから、これから法人化をしようとしている方はバーチャルオフィスの利用をおすすめしたいと思います。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスを利用すると都内一等地の住所と電話番号を格安で利用できます。都心部でオフィスを構えると毎月数十万円の出費が必要ですが数千円から数万円でこれらを利用できるのは魅力的です。

個人の方でも住所や電話番号を公開したくない方にはピッタリのサービスでしょう。個人でも利用できる格安のバーチャルオフィスもあります。

また、郵便物・宅配便の受け取りや転送、電話・FAXの転送、オペレーターによる電話対応などもあり個人事業主や小規模な法人(一人社長など)にはコストを抑えながら日々の業務を手助けしてくれる心強い味方となります。

バーチャルオフィスはこんな方におすすめ

自宅住所を知られたくない・公開したくない個人の方

会員登録やアンケートなど、自宅住所を記載しなければいけない場面は多々あります。しかし中には自宅の住所を記載することに不安を覚えることがあるかも知れません。そのような方がバーチャルオフィスの住所を利用しているケースは最近多くなっています。

また、サイドビジネスでネットショップを運営している方は住所を公開する必要があるので、自宅の代わりにバーチャルオフィスの住所を公開している方が多くいらっしゃいます。

最近は個人でも利用しやすい月額500円で利用できるバーチャルオフィスもあります。

フリーランス・個人事業主の方

名刺やホームページに記載する連絡先としてバーチャルオフィスの住所・電話番号を記載している方は多くいらっしゃいます。

また、電話転送だけでなくオペレーターによる電話対応サービスを提供しているバーチャルオフィスもあります。平日日中対はオペレータによる電話対応の窓口を持てるというのは忙しいフリーランスの方にとって心強い味方となるはずです。

法人成りする際も法人化を支援してくれるバーチャルオフィスは多いです。

小規模な法人の方

一人社長にとってバーチャルオフィスはとても心強い味方です。

オフィスを借りるとなれば毎月の出費がかさみますが、バーチャルオフィスであれば格安で一等地の住所を利用できる上に会議室などが併設しているバーチャルオフィスも多いので業務遂行に便利です。

また電話窓口をバーチャルオフィスに置けるというのも魅力的です。オペレータによる電話対応を利用すれば社員やアルバイトを雇うよりも安く済みます。

バーチャルオフィスを選ぶ際の注意点

バーチャルオフィスは格安で住所を借りて郵便物を転送したり電話を転送することができるという性質上、詐欺などの犯罪の温床となっています。

そのためバーチャルオフィスの本人確認や住所確認の審査は年々厳しくなっています。しかし中にはズボラでまともに審査していない会社もあります。

手続きが面倒なので審査の甘いバーチャルオフィスを利用したい、という方もいらっしゃいますが犯罪に巻き込まれる可能性があるためそのようなバーチャルオフィスは避けた方が無難です。

また、来客の可能性がある方は実際の店舗を見学した方が良いでしょう。きちんとしたバーチャルオフィスであれば申し込み前に内覧が可能ですので法人として利用する予定の方は特に内覧をおすすめします。

バーチャルオフィスの住所で住民票登録できるのか?

結論からいうと住民票の住所をバーチャルオフィスにすることはできません。

バーチャルオフィスは事業所の拠点として貸し出すことを想定しているため生活の拠点を証明する住民票の住所として利用することはできないためです。

バーチャルオフィスの審査は厳しい?

バーチャルオフィスの審査基準は会社によってまちまちです。近年バーチャルオフィスを利用した犯罪が増えているため審査基準を高くしているバーチャルオフィスが増えています。

審査基準を高くしているといっても、難しいことを要求しているわけではなく本人確認と現住所の確認ができれば問題ありません。

個人で必要な書類

  • 写真付き身分証明書(運転免許証など)
  • 現住所が証明できる公共料金や税金等の請求書のコピー(3ヶ月以内)

法人で必要な書類

  • 履歴事項全部証明書
  • 代表者の写真付き身分証明書(運転免許証など)
  • 代表者の現住所が確認できる公共料金や税金等の請求書のコピー(3ヶ月以内)

法人や個人事業主の場合は事業内容などが問われることが多いですが、売上高が低いからNGということは少ない(または問われない)のでご安心ください。

本人確認の審査が甘いバーチャルオフィスは犯罪の温床となっているケースが多くご自身が犯罪に巻き込まれる可能性も否定できないため、多少の手間がかかっても審査のしっかりとしたバーチャルオフィスを選ぶべきです。

申込時に必要な書類が知りたい

2020年4月1日以降、本人確認書類は現住所が記載されている、現在有効な書類を① 【A群】から2点、または【A群】から1点と【B群】から1点の計2点のコピーを提出する必要があります。

多くのバーチャルオフィスは法律に従い申込時に以下のような本人確認書類の提出を求めています。

A群:本人確認書類

  • 運転免許証または運転経歴証明書
  • パスポート(2020年2月4日以降に発行されたものは住所記入欄がないため不可)
  • 各種健康保険証 
  • マイナンバー(個人番号)カード
  • 住民票の写し(6ヶ月以内に発行されたもの)
  • その他(各種年金手帳・在留カード・特別永住者証明書)

B群:補完書類

  • 国税または地方税の領収書または納税証明書
  • 社会保険の領収書
  • 公共料金の領収書(電力会社、水道局、ガス会社、NHK、固定電話)

個人でも利用できるのか

バーチャルオフィスの利用者は個人事業主や法人の方が多いのですが個人の方も利用されています。中には個人事業主や法人をターゲットにしたバーチャルオフィスサービスもありますが、格安サービスに分類されるバーチャルオフィスでは個人向けも想定したサービスとなっています。

以下の記事の表に「利用対象者」の欄がありますので、そこで「個人」が含まれているサービスを参考にしてみてください。

おすすめバーチャルオフィス一覧

法人口座を開設する際の住所として利用できるのか

はい、法人口座を開設する際の住所としてバーチャルオフィスを利用できます。電話番号も必要になるため電話番号も貸与しているサービス(プラン)の選択が必要です。

ただしバーチャルオフィスを悪用する人も多く場合によっては法人口座の開設を断られるケースもあります。そんな中「ナレッジソサエティ」のように法人口座の開設ができないという理由で退会する場合は入会金・保証金・2ヶ月分の基本料金が返金されるというサービスを提供しているバーチャルオフィスもあります。

ナレッジソサエティ」は申込時に対面審査があるため手間がかかりますが、そのかわり悪用する人がいないため法人口座の開設に有利なバーチャルオフィスになっています。

無料法人登記サービスを提供する「ナレッジソサエティ」ってどんなサービス?

バーチャルオフィスの住所を使えない職種とは?

バーチャルオフィスはどんな職種でも問題なく利用できるわけではありません。独立した事務所として利用できないなどの理由で使えない職種もあります。

古物商

古物商許可は商品や在庫を置き取引できる店舗・営業所が必ず必要です。

職業紹介業

厚生労働大臣の許認可を申請する際に求職者と面談をおこなう個室を設置する必要があります。

人材派遣業

一般労働者派遣業の許認可を受けるには20平方メートル以上の広さがある事業所が必要です。また、賃貸契約書の提出も求められます。

弁護士・税理士・司法書士などの士業

弁護士会や税理士会などへ登録する際に実態のある事務所が必要になります。

建設業

請負契約の見積もり、入札、契約締結などをおこなう際に実体を伴う事務所がなければ許認可を受けられません。

探偵業

探偵業届出証明書の取得には実体を伴う事務所が必要です。

不動産業

宅建業免許を取得するための要件として事務所としての機能を備えた個別のスペースが必要です。